Organizzazione aziendale: delega e clima interno

Scrive Massimo in commento all’articolo sul Valore delle buone prassi:

Buonasera
quello che ho letto lo condivido pienamente.
Lavoro una struttura di circa 30 persone dove gestisco collaboratori e parte della segreteria.
Noto spesso che la condivisione viene meno soprattutto per quanto riguarda gli obiettivi.
Tutti fanno lo stretto necessario per raggiungere il minimo indispensabile.
Vorrei qualche sua indicazione, suggerimento per creare quel confronto utile e necessario per far crescere tutti.
(Forse non centra molto con l’articolo ma è comunque una questione che le voglio porre).
Saluti

Sono convinto che ci siano due possibili leve sulle quali agire in relazione alla questione posta nel commento:

• la gestione della delega, che deve porre attenzione non solo alle procedure da svolgere da parte del delegato, ma anche al senso dell’attività della quale viene affidata l’esecuzione e, meglio, la responsabilità;
• lo sviluppo e la manutenzione della cultura organizzativa, di cui ogni collaboratore è parte integrante, che deve porre attenzione adeguata alla dimensione qualitativa, oltrechè quantitativa, del lavoro individuale e collettivo.

Anche in questo campo è possibile ricercare delle buone prassi.

Grazie per l’attenzione

Motivazione e organizzazione aziendale: un binomio vincente!

Alcuni giorni fa, complice il bel tempo, ho deciso di fare una passeggiata subito dopo pranzo.

Infilate nelle orecchie gli auricolari dell’i-pod, ho iniziato a camminare tranquillamente mentre ascoltavo un audio sull’importanza della motivazione in un processo di delega.

Mentre passavo nei pressi di un campo sportivo, un gruppo di giovani pompieri volontari, diretto da un caposquadra, iniziava una esercitazioni con le manichette antincendio.

Ad un comando secco del coach i ragazzi sono scattati velocissimi e precisi ed hanno messo in atto con determinazione e serietà le procedure necessarie per realizzare la manovra.

I loro visi erano concentrati ma non tesi, i movimenti rapidi e precisi; si intuiva che la concentrazione era alta, ma che avrebbe potuto sopportare anche l’aggravio dello stress di una eventuale emergenza vera.

Quel gruppo di ragazzi era davvero una squadra affiatata che si muoveva all’unisono rispetto ai comandi dell’allenatore.

Davvero un bell’esempio di squadra vincente.

E davvero un allenatore competente ed in grado di trasmettere motivazione.

Un binomio vincente, appunto.

Organizzazione aziendale: ruoli e mansioni

Le persone sono parte integrante dell’organizzazione, soprattutto per quanto riguarda le piccole e medie imprese e studi professionali.

Vediamo ora quali sono gli aspetti caratterizzanti la loro partecipazione all’attività; ogni lavoratore, membro, socio o appartenente ad un’organizzazione è tale in quanto dà qualcosa alla stessa, cioè mette in comune qualcosa di proprio (lavoro, capitale, idee, esperienza, ecc.) con gli altri, per raggiungere un obiettivo, che non è necessariamente coincidente con gli obiettivi personali.

Si può affermare che ogni persona svolge una mansione all’interno dell’organizzazione; la mansione è un fatto oggettivo, spesso codificato e formalizzato, ma questo non garantisce affatto che ogni soggetto incaricato la interpreti in modo univoco e pienamente confacente con i desiderata del delegante.

Dunque e’ lecito sostenere che la mansione affidata ad ogni collaboratore, viene da questo interpretato attraverso le proprie capacità, esperienze, cultura, valori, volontà, ecc.

Quindi due persone, in quanto portatrici di diverse personalità, pur avendo ricevuto la stessa mansione da eseguire, la interpreterannoin modo diverso, e dunque giocheranno nell’ ambito dell’organizzazione RUOLI diversi.

Spesso il gestore di un’organizzazione confonde il ruolo con la mansione, dimenticando di avere a che fare con delle persone, con grave rischio per il benessere del singolo e del gruppo che gestisce e nocumento per il buon esito dei processi affidati.

Come gestire la delega per ottenere maggior qualità e sviluppo nel tuo gruppo di lavoro!

La delega è uno degli strumenti fondamentali per lavorare sulla qualità e sullo sviluppo dello studio professionale.

Come?

Attraverso il coinvolgimento e la valorizzazione dei collaboratori, sia in termini individuali che di gruppo.

L’interdipendenza è la dimensione matura dell’autonomia personale, che riconosce l’irrinunciabile importanza degli altri per la realizzazione dei progetti, delle iniziative e delle aspirazioni della persona.

Non è possibile – e nemmeno utile – fare a meno degli “altri”, ma è assolutamente importante maturare la competenza per rapportarsi al meglio con le persone, attraverso l’utilizzo efficace della delega, del coordinamento e della comunicazione.

La delega è dunque indispensabile sia in termini di efficacia (raggiungere i traguardi) che di efficienza (ottimizzare tempo e risorse); essa fa certamente riferimento all’area della attività importanti e non a quella dell’urgenza.

Parlando di delega è implicito chiamare in causa la leadership, che deve essere costruita sulla fiducia, dove fiducia significa in primo luogo coerenza con i valori professati.

Si entra quindi nella dimensione emotiva, che è parte integrante della sfera professionale e come tale va gestita ed utilizzata.

Delega: qualità e sviluppo dello studio professionale

La delega è uno strumento essenziale del management, della capacità di gestire organizzazioni e sistemi, attraverso le persone; ovviamente questo è sommamente importante in realtà operanti nel campo dei servizi, dove è la persona – singola ed in gruppo – a fare la differenza.

Soprattutto in questo caso la crescita dell’organizzazione non può assolutamente prescindere dalla crescita delle persona che vi lavorano.

Chi ‘rinuncia’ a ricorrere alla delega decide di ‘produrre in proprio’ limitando grandemente la propria ‘leva’ realizzativa, sia in termini quantitativi che qualitativi.

Delegare significa:

• avere le idee chiare: capacità di pensare in termini di quadro generale ed in avanti; consapevolezza della realtà di cui si dispone. Avere le idee chiare è indispensabile per spiegare bene al collaboratore qual è il ruolo che egli deve ricopre, cosa deve fare, come, cosa ci si aspetta da lui in termini di risultati, comportamenti autonomia.

• costruire rapporto con i collaboratori: conoscere ed essere ‘disponibile’ all’altro ed all’empatia; dare dei feedback tempestivi (performance review) sia in termini positivi (spesso non attuati) sia negativi, tenendo ovviamente sempre distinto il comportamento dalla persona. Dire frequentemente cosa va bene e cosa non va bene è importante per far si che il collaboratore disponga di una ’strada’ segnata da seguire e per evitare che si accumulino dei dissapori che poi rischiano di portare ad ‘esplosioni incontrollate di scontento’, certamente mai utili nè costruttive.

• avere autocontrollo e coerenza personale: fiducia in sè; motivazione a relizzarsi; capacità di lavorare sul ‘carattere’ oltre che sulle proprie competenze; voglia di innovare, costruire, migliorare. Autostima e autorevolezza riconosciuta sono componenti essenziali della leadership personale ed ovviamente dipendono dai comportamenti agiti e dalle abitudini assunte. Particolarmente importante risultano le reazioni nelle situazioni di stress e di difficoltà

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Delega: qualità e sviluppo dello studio professionale

I Nemici della Delega sono soprattutto tre:

• il non curarsi della propria autostima e autorevolezza che sono alla base della leadership

• il fare senza considerare l’altro ed il contesto

• il non prendere il tempo che serve alla ‘manutenzione’ della propria organizzazione.

Avere a cuore il benessere della persona e del gruppo significa investire sulla qualità e sull’efficienza del lavoro, perchè evidentemente i risultati che si ottengono non sono disgiunti dal livello di benessere (psicologico) personale.

E’ chiaro come questa attenzione all’altro sia particolarmente importante quando l’organizzazione vive un momento di stress legato ad un picco di lavoro, ad un momento di cambiamento, ad una modifica dell’organico.

E’ altrettanto importante avere presente come in un momento di difficoltà come quello presente che si caratterizza per il venir meno di molte certezza rilevanti nella vita delle persone e per un diffuso pessimismo, veda il ricadere sul lavoro in senso lato, molte esigenza di rassicurazione e di ‘prospettiva’. Non è certamente obbligatorio farsi carico di tali aspetti, ma non è neppure saggio comportarsi in qualità di manager del proprio ufficio, come se così non fosse e se colui che si ha di fronte non fosse una persona ma ’soltanto’ un lavoratore.

Grazie per la tua attenzione.

Andrea Pozzatti

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